Dopo il protocollo informatico ecco l'e-mail: il 2004 si candida sempre più a essere l'anno della rivoluzione digitale delle Pubbliche Amministrazioni. D'ora in poi, infatti, non solo i dipendenti pubblici dovranno gestire i documenti e i provvedimenti amministrativi in formato elettronico, ma saranno anche chiamati a organizzare la propria comunicazione attraverso la posta elettronica.

Ciò è quanto raccomanda la nuova direttiva sull'impiego della posta elettronica nelle Pubbliche Amministrazioni, emanata dai Ministri dell'Innovazione e della Funzione Pubblica, Lucio Stanca e Luigi Mazzella, e pubblicata negli scorsi giorni in Gazzetta Ufficiale. Alla base del documento un obiettivo prioritario per i responsabili nazionali dell'innovazione tecnologica: giungere entro la fine di questa legislatura all'uso dei messaggi e-mail per tutta le comunicazioni interne delle P.A.

Per questo motivo nel testo si raccomanda di attivare un indirizzo elettronico per tutti i dipendenti pubblici, compresi quelli che al momento non dispongono di un personal computer. E, in aggiunta, di predisporre una casella e-mail per ogni struttura di competenza, da controllare almeno una volta al giorno per velocizzare i flussi di comunicazione interna ed esterna.

L'abbandono del cartaceo risponde a due esigenze principali: da un lato i risparmi in termini di tempi e di costi (l'invio di ogni lettera, stando alle dichiarazioni del Ministro Stanca, ammonta ormai a 20 euro), e dall'altro la necessità di assecondare le esigenze informative di cittadini e imprese. Flessibilità, economicità e trasparenza, quindi, aggettivi che si adattano alla perfezione allo strumento della posta elettronica, non a caso il più amato ed usato dagli utenti Internet di tutto il mondo.

E che ora aspira a diventare la regola anche nel pubblico. Qualsiasi tipo di comunicazione dovrà infatti viaggiare on line: dalla richiesta di permessi di ferie, alla convocazione di riunioni, all'invio di comunicazioni di servizio o notizie ai singoli dipendenti. Stesso discorso, naturalmente, per la trasmissione di documenti amministrativi provvisti di firma elettronica, mentre per quelli cartacei l'invito è di scannerizzarli per inviarli successivamente in formato digitale.

La direttiva non dimentica però che sono ancora in molti ad essere a disagio con le nuove tecnologie. Per questo motivo le amministrazioni dovranno promuovere iniziative di sostegno e formazione, affinché tutti, in breve tempo, possano familiarizzare con il nuovo paradigma del digitale.

Un paradigma che al Ministero dell'Innovazione considerano come vero e proprio imperativo, come dimostrano le scadenze fissate nel provvedimento. A cominciare dai 60 giorni entro i quali tutte le P.A. dovranno indicare i recapiti elettronici delle proprie strutture all'Indice elettronico delle P.A., nato proprio per agevolare i processi di adozione del protocollo informatico e dell'e-mail certificata. Ma non tutto è lasciato alla buona volontà degli amministratori: lo stato d'attuazione della direttiva sarà infatti costantemente monitorato con verifiche a cadenza semestrale affidate al Centro Nazionale per l'Informatica


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